ระบบสต็อกยาคลินิก: วิธีคุมล็อต วันหมดอายุ และต้นทุนให้ไม่รั่ว

ยาและเวชภัณฑ์คือเงินสดที่วางอยู่บนชั้น สต็อกที่ไม่ตรง ยาหมดอายุ และการหยิบใช้โดยไม่บันทึก ทำให้กำไรหายไปเงียบๆ ทุกเดือน บทความนี้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ใช้ได้กับทุกระบบ และอธิบายว่า APSX ช่วยตรงไหน

1. ตั้งหน่วยนับให้ตรงกับการจ่ายจริง

ยาส่วนใหญ่ซื้อเป็นกล่องแต่จ่ายเป็นเม็ดหรือแผง ระบบต้องรองรับหน่วยหลายระดับ (กล่อง/แผง/เม็ด) และตัดสต็อกตามหน่วยที่จ่ายจริง มิฉะนั้นยอดจะไม่ตรงตั้งแต่วันแรก

2. รับเข้าพร้อมล็อตและวันหมดอายุ

ทุกครั้งที่รับยา บันทึกล็อต วันหมดอายุ และราคาทุนต่อหน่วย การรับด้วยบาร์โค้ดลดเวลาและความผิดพลาด และทำให้ระบบคำนวณต้นทุนต่อการรักษาได้

3. จ่ายแบบ FEFO

First-Expired, First-Out คือจ่ายล็อตที่หมดอายุก่อนออกก่อน ระบบควรแนะนำล็อตให้อัตโนมัติเมื่อจ่ายยา และแจ้งเตือนล่วงหน้าตามจำนวนวันที่ตั้ง เช่น 90 วันก่อนหมดอายุ

4. ตัดสต็อกจากใบสั่งยา ไม่ใช่นับมือ

จุดที่ระบบสร้างความต่างมากที่สุดคือการผูกสต็อกกับ OPD Card แพทย์สั่งยา ห้องยาจ่ายตามใบสั่ง ระบบตัดสต็อกและพิมพ์ฉลากทันที ไม่มีขั้นตอนคีย์ซ้ำที่จะทำให้ตัวเลขคลาดเคลื่อน

5. จุดสั่งซื้อและรายงานรายสัปดาห์

• ยาใกล้หมด (ต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ)
• ยาใกล้หมดอายุใน 90 วัน
• ยาเคลื่อนไหวช้าเกิน 6 เดือน
• มูลค่าคงคลังรวมและต้นทุนยาต่อรายได้

6. นับสต็อกและปรับยอดอย่างมีร่องรอย

นับจริงทุกเดือนสำหรับยาราคาสูงและทุกไตรมาสสำหรับที่เหลือ เมื่อพบผลต่าง ให้ทำรายการปรับยอดพร้อมเหตุผลในระบบ ไม่แก้ตัวเลขตรงๆ เพื่อให้ตรวจสอบย้อนหลังได้

หลายสาขา: คลังยากลาง

คลินิกที่มีหลายสาขาควรมีคลังกลางแล้วเบิกจ่ายไปสาขา เพื่อต่อรองราคาซื้อและเห็นยอดรวม APSX มีคลังยากลางเป็น add-on ที่เห็นยอดคงเหลือทุกจุด และแจ้งเตือนปฏิกิริยาระหว่างยาเมื่อสั่งจ่าย