ย้ายข้อมูลจากโปรแกรมคลินิกเดิม: ขั้นตอน สิ่งที่ย้ายได้ และข้อควรระวัง

ความกลัวเรื่องย้ายข้อมูลคือเหตุผลอันดับต้นๆ ที่คลินิกทนใช้โปรแกรมเก่า ความจริงคือข้อมูลส่วนใหญ่ย้ายได้ในไม่กี่วัน ถ้าเตรียมไฟล์ถูกต้องและรู้ว่าอะไรควรย้าย อะไรควรเริ่มใหม่

อะไรย้ายได้ อะไรควรเริ่มใหม่

• ย้ายได้: ทะเบียนคนไข้ (ชื่อ เบอร์ วันเกิด ที่อยู่ แพ้ยา), รายการยา, รายการคอร์สและยอดคงเหลือ, รายการตรวจ, ยอดสต็อกคงเหลือ
• ย้ายได้บางส่วน: ประวัติการรักษาเดิม (มักย้ายเป็นไฟล์แนบหรือสรุปล่าสุด), ประวัติการซื้อ
• ควรเริ่มใหม่: การตั้งค่าสิทธิ์ แบบฟอร์มเอกสาร และรายงาน ซึ่งโปรแกรมใหม่มีโครงสร้างต่างกัน

ขั้นตอน

1. ส่งออกข้อมูลจากระบบเดิมเป็น Excel/CSV แยกตาราง คนไข้ ยา คอร์ส รายการตรวจ
2. ทำความสะอาด: ลบรายการซ้ำ (เช็กด้วยเบอร์โทร+วันเกิด) แก้รูปแบบวันที่ให้เหมือนกัน
3. ส่งไฟล์ให้ทีมงานนำเข้า (APSX นำเข้าให้ฟรีทุกแพ็กเกจ รองรับ Queue/OPD/Vital signs/ICD-10/ยา/คอร์ส/รายการตรวจ)
4. สุ่มตรวจ 30-50 รายการเทียบกับระบบเดิม โดยเฉพาะยอดคอร์สคงเหลือและยอดค้างชำระ
5. กำหนดวันตัดระบบ (cut-over) ปิดยอดระบบเดิม แล้วเริ่มบันทึกในระบบใหม่ 100%

ช่วงเปลี่ยนผ่าน

ไม่แนะนำให้ใช้สองระบบพร้อมกันเกิน 1 สัปดาห์ เพราะข้อมูลจะแตกและพนักงานสับสน เลือกวันตัดระบบเป็นวันที่คนไข้น้อย (มักเป็นต้นสัปดาห์) และให้ทีมสนับสนุนสแตนด์บายในวันนั้น

ข้อควรระวัง

• ตรวจสิทธิ์ในสัญญาเดิมว่าส่งออกข้อมูลได้ในรูปแบบใด ก่อนยกเลิก
• เก็บสำเนาข้อมูลเดิมไว้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด
• ขอความยินยอมใหม่ถ้าวัตถุประสงค์การใช้ข้อมูลเปลี่ยน เช่น เริ่มใช้ LINE CRM